Kennst du das? Ein Meeting mit Kolleg:innen, Mandant:innen oder Fachabteilungen soll eigentlich Klarheit schaffen, endet aber in endlosen Diskussionen und ohne greifbares Ergebnis. Gerade für Juristinnen ist das frustrierend – schließlich hängt an vielen Besprechungen die Weichenstellung für wichtige Mandate, Verträge oder interne bzw. externe Projekte.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Moderation kannst du selbst dafür sorgen, dass Meetings effizient ablaufen und tragfähige Ergebnisse liefern. Denn wer durch eine gute Besprechung an einer Entscheidung mitgearbeitet und diese mitgestaltet hat, steht hinter dieser, anders als die Person, die nur darüber informiert wird.
Erfahre daher in diesem Blogbeitrag, wie du Arbeitsbesprechungen professionell moderierst und welche vier Phasen für deren optimale Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zu beachten sind.
Warum Moderation so wichtig ist
Juristische Themen sind oft komplex und betreffen verschiedene Rechts- oder Sachgebiete. Ohne klare Moderation verliert sich ein Team schnell in Nebendiskussionen oder dreht sich im Kreis. Wann immer mehrere Personen ein Ziel gemeinsam erreichen wollen, ist daher Moderation gefragt.
Ein Ansatz von moderierten Arbeitsbesprechungen ist es, typische Motivationskiller auszuschalten:
- Monologe von Vorgesetzten oder bestimmter Mandant:innen
- “einsam getroffene Entscheidungen”, die einfach übergestülpt werden
- Abschweifen vom Thema oder persönliche Angriffe
Eine gut aufgestellte Moderatorin kann hier wirksam eingreifen und eine offene Diskussion ermöglichen. Sie sorgt außerdem dafür, dass Ziele klar benannt werden, alle Stimmen Gehör finden und Entscheidungen nachvollziehbar sind. Auf diese Weise gelingt Struktur, ein roter Faden und es wird sichergestellt, dass am Ende ein umsetzbares Ergebnis steht.
Dein Rollenverständnis als Moderatorin
Als Moderatorin bist du Prozessbegleiterin, nicht Entscheiderin.
Als Moderatorin stellst du sicher, dass die investierte Zeit und Energie bestmöglich genutzt und die vereinbarten Ziele möglichst effizient erreicht werden. Deine Aufgabe ist es, den Ablauf zu steuern und Diskussionen zu strukturieren bzw. zu leiten, ohne selbst inhaltlich zu dominieren, und möglichst alle Teilnehmenden in den Entscheidungsprozess einzubinden.
Besonders wenn du zugleich Teil des Teams bist, ist Neutralität entscheidend. Mach transparent, in welcher Rolle du gerade sprichst – etwa indem du sagst: „Ich verlasse kurz die Moderationsrolle, um meine fachliche Sicht einzubringen.“ So bleibt für alle klar, wann du moderierst und wann du eigene Positionen vertrittst.
Mein Erfolgstipp: Sei du selbst! Spiele keine Rolle, denn Authentizität ist die wichtigste Voraussetzung für eine erfolgreiche Moderation.
Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Moderation
Moderation ist weder Patentrezept noch Allheilmittel, sondern eine bestimmte Arbeitsweise, die du deinem Team oder einer Gruppe von Besprechungsteilnehmenden anbietest, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Dafür braucht es bestimmte Rahmenbedingungen – dazu 3 Beispiele:
- Vollständige Information zum Meeting bzgl. Anlass, Ziele, Erwartungen Hintergrund und Nutzen.
- Gebot der Vertraulichkeit und Gewährleistung eines freien bzw. offenen Meinungsaustausches ohne Hierarchie.
- Im Mittelpunkt stehen die Argumente, nicht die hierarchische Wertigkeit einzelner Personen.
Drei typische Fehler, die deine Moderation scheitern lassen
Auch die beste Vorbereitung schützt nicht vor Fallstricken. Diese drei Fehler solltest du als Moderatorin unbedingt vermeiden:
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Ohne klares Ziel starten
Wenn nicht feststeht, welches Ergebnis am Ende stehen soll, fehlt allen die Orientierung. Lege im Regelfall deshalb vorab fest, welche Fragen beantwortet und welche Entscheidungen getroffen werden (müssen). -
Dominanz einzelner Stimmen zulassen
Bleiben zurückhaltende Teilnehmende stumm, gehen wertvolle Perspektiven verloren. Sorge aktiv dafür, dass alle zu Wort kommen, und bremse Vielredner freundlich, aber bestimmt. -
Die eigene Meinung zu stark einbringen
Als Moderatorin bist du Prozessbegleiterin – nicht Entscheiderin. Wenn du zu oft inhaltlich Partei ergreifst, leidet die Neutralität. Trenne klar zwischen Moderationsrolle und fachlichen Beiträgen.
Wer diese Stolperfallen kennt und vermeidet, schafft die Grundlage für fokussierte Diskussionen und belastbare Ergebnisse.
In vier Phasen zum Ziel: Dein Leitfaden für effiziente Meetings
1. Klare Vorbereitung – die halbe Miete
Erfolgreiche Meetings beginnen lange vor dem eigentlichen Termin. Damit deren Moderation erfolgreich gelingt, kläre für dich regelmäßig vorab:
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Ziel und Fragestellung: Wozu trefft ihr euch, welches Ergebnis wird gebraucht?
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Teilnehmende: Wer muss dabei sein? Was wissen die Personen bereits?
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Rahmenbedingungen: Wo findet die Besprechung statt, welche Technik und Unterlagen werden benötigt?
Informiere alle Teilnehmenden vorab über Ziel und Ablauf. Das schafft Verbindlichkeit und verhindert, dass bspw. wichtige Unterlagen erst während des Meetings zusammengesucht werden.
Alle Dinge gelingen, wenn sie vorbereitet sind und misslingen, wenn sie nicht vorbereitet sind. (Konfuzius)
2. Der Einstieg: Atmosphäre schaffen und Regeln festlegen
Begrüße alle kurz und sachlich. Wenn du im Auftrag moderierst, können auch Auftraggeber:innen einleitende Worte sprechen. Stelle dich und – falls nötig – die Teilnehmenden vor.
Erkläre Ziel und Ablauf der Besprechung, kläre, wer das Protokoll führt, und vereinbart einfache Gesprächsregeln wie: ausreden lassen, zuhören, keine persönlichen Angriffe. Hole dir zu diesen aktiv das Einverständnis aller ein – so kannst du bei Regelverstößen jederzeit darauf verweisen.
3. Die Arbeitsphase: Struktur geben und Ergebnisse sichern
Jetzt geht es ans Eingemachte. Lege zunächst fest, welche Themen in welcher Reihenfolge behandelt werden. Erstelle einen Zeitplan und achte darauf, dass sich alle auf das gemeinsame Ziel konzentrieren.
Deine Aufgaben als Moderatorin sind in dieser Phase:
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Diskussionen strukturieren und moderat steuern,
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stille Stimmen einbinden,
-
regelmäßig Zwischenstände zusammenfassen.
Halte die erarbeiteten Lösungen in einem Handlungsplan fest: Wer macht was, bis wann und mit welchem Ziel? Nur so wird aus Diskussionen ein verbindliches Ergebnis.
Der Handlungsplan ist von zentraler Bedeutung. Denn sonst ist die Gefahr groß, dass nur unverbindliche oder missverständliche Absichtserklärungen als vermeintliches “Ergebnis” propagiert werden, deren Realisierungswahrscheinlichkeit einem Neujahrsvorsatz nahekommt.
4. Abschluss und Nachbereitung: Nachhaltigkeit sichern
Beende das Meeting mit einer klaren Zusammenfassung. Gib einen Ausblick auf nächste Schritte und vereinbare mit den Teilnehmenden ggf. Themen für die nächste Besprechung.
Dokumentiere die Ergebnisse – z. B. mit einem abfotografierten Flipchart oder einem kurzen Ergebnisprotokoll, welches zeitnah an alle versendet wird.
Hole dir darüber hinaus Feedback zu den Inhalten als auch zu deiner Moderation ein.
So stellst du sicher, dass die in der Besprechung getroffenen Vereinbarungen nicht verpuffen und verbesserst dich kontinuierlich.
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Praktische Hinweise für knifflige Situationen
Unerwartete Wendungen gehören zu jedem Meeting. Ob plötzlich hitzige Debatten, technische Pannen oder Teilnehmende, die sich zurückziehen – als Moderatorin bist du gefordert, flexibel zu reagieren und den Überblick zu behalten.
Die folgenden 3 Tipps helfen dir, auch in solchen Momenten bei der Moderation souverän zu bleiben und die Besprechung sicher zu steuern:
-
Konflikte offen ansprechen: Wenn Diskussionen eskalieren, unterbrich kurz und kläre, worum es wirklich geht. Oft stecken unerfüllte Bedürfnisse dahinter.
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Rollenwechsel sichtbar machen: Wenn du selbst inhaltlich Stellung nehmen musst, kündige an, dass du die Rolle wechselst – so bleibst du glaubwürdig.
-
Aufgaben delegieren: Übernimm nicht zusätzlich das Protokoll. Wer moderiert, kann nicht gleichzeitig alles mitschreiben.
Warum du als Moderatorin auch schlagfertig sein musst
Feste Regeln für die Moderation gibt es nicht. Diese kannst du auch nicht erwarten, da Menschen und Situationen viel zu unterschiedlich sind.
Wichtig ist jedoch für dich als Moderatorin, mitunter auch klare Grenzen zu setzen und dabei schlagfertig zu agieren bzw. zu reagieren. Denn als Moderatorin bist du nicht nur Strukturgeberin, sondern auch Blitzdenkerin. Schließlich kann es in Meetings jederzeit zu spontanen Einwürfen, kritischen Nachfragen oder unerwarteten Wendungen kommen – etwa wenn Mandant:innen neue Informationen auf den Tisch legen oder Kolleg:innen plötzlich hitzig diskutieren.
Schlagfertigkeit bedeutet hier nicht, scharf zu kontern, sondern souverän und klar zu reagieren, ohne die Gesprächsatmosphäre zu gefährden. Ein kurzer, humorvoller Kommentar kann Spannungen lösen, eine gezielte, auf den Punkt gebrachte Rückfrage den Fokus zurück auf das Thema lenken. Auf diese Weise behältst du jederzeit die Gesprächsführung in der Hand und signalisierst allen Teilnehmenden, dass du auch im Einzelfall in herausfordernden Momenten Ruhe und Überblick bewahrst.
Wenn du mehr Tipps erfahren willst, wie du als Moderatorin schlagfertig im Business agierst, dann höre dir die Podcastfolge 61 an.
Meine persönliche Empfehlung: So profitierst du langfristig von klar geführten Meetings
Professionelle Moderation spart Zeit und Nerven. Sie sorgt für transparente Entscheidungen, erhöht die Motivation im Team und stärkt deine eigene Position. Mit klarer Struktur, guter Vorbereitung und konsequenter Nachbereitung machst du aus jeder Besprechung ein produktives Arbeitstreffen.
Gerade als Juristin, die häufig mehrere Interessen koordinieren muss, beweist du damit Führungsstärke und Organisationskompetenz – wichtige Pluspunkte für deine Karriere. Folglich schärfst du auf diese Weise nicht nur dein Profil, sondern gewinnst auch Zeit für die Dinge, die wirklich zählen – ob Mandatsarbeit, strategische Projekte oder deine persönliche Karriere.
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